Een administratiekantoor biedt een breed scala aan diensten voor ondernemers en particulieren, van dagelijkse boekhouding en facturatie tot belastingaangiften en fiscaal advies. Ze zorgen voor volledige ontzorging op financieel gebied, zodat je je kunt concentreren op je kernactiviteiten. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over wat administratiekantoren precies doen en hoe ze jou kunnen helpen.
Wat is een administratiekantoor en wat doen ze precies?
Een administratiekantoor is een gespecialiseerd bedrijf dat financiële administratie en belastingzaken voor ondernemers en particulieren verzorgt. Ze nemen alle administratieve lasten uit handen en zorgen ervoor dat je altijd voldoet aan wettelijke verplichtingen.
Het werk van een administratiekantoor draait om het bijhouden van je financiële gegevens, het opstellen van rapportages en het zorgen voor tijdige belastingaangiften. Ze fungeren als jouw financiële partner die meedenkt over bedrijfsvoering en fiscale optimalisatie.
De praktische waarde zit vooral in de ontzorging. In plaats van zelf uren te besteden aan ingewikkelde regelgeving en cijferwerk, kun je deze expertise uitbesteden. Het administratiekantoor houdt bij wat er binnenkomt en uitgaat, zorgt voor correcte facturen en berekent hoeveel belasting je moet betalen.
Voor veel ondernemers betekent dit dat ze hun tijd kunnen besteden aan waar ze goed in zijn: klanten helpen, producten ontwikkelen of hun bedrijf laten groeien. Particulieren profiteren van de zekerheid dat hun belastingaangifte correct wordt gedaan en dat ze geen kansen missen om belasting te besparen.
Welke boekhouding en administratie diensten kun je uitbesteden?
Vrijwel alle administratieve taken kun je uitbesteden aan een administratiekantoor: dagelijkse boekhouding, facturatie, crediteuren- en debiteurenadministratie, kas- en bankboeken, en het opstellen van jaarrekeningen. Ook salarisadministratie valt onder hun expertise.
De dagelijkse boekhouding omvat het verwerken van alle inkomsten en uitgaven. Het administratiekantoor zorgt ervoor dat elke bon, factuur en betaling op de juiste manier wordt geregistreerd. Dit geeft je altijd een actueel beeld van je financiële situatie.
Bij facturatie nemen ze het hele proces over: van het opstellen van professionele facturen tot het bewaken van betalingstermijnen. Ze houden bij welke klanten nog moeten betalen en kunnen je adviseren over het aanmanen van openstaande bedragen.
Voor de crediteurenadministratie zorgen ze dat alle inkomende facturen correct worden verwerkt en op tijd betaald. Dit voorkomt problemen met leveranciers en zorgt voor een goede cashflow planning.
Salarisadministratie is vaak complex vanwege veranderende regelgeving rond loonheffing, pensioenpremies en sociale verzekeringen. Een administratiekantoor houdt deze ontwikkelingen bij en zorgt voor correcte salarissen en tijdige afdrachten.
Hoe helpt een administratiekantoor met belastingzaken?
Administratiekantoren verzorgen alle soorten belastingaangiften: inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, omzetbelasting, erfbelasting en schenkbelasting. Ze geven fiscaal advies en begeleiden bij belastingcontroles, waarbij hun expertise zorgt voor optimale belastingposities.
Het opstellen van belastingaangiften vereist grondige kennis van fiscale wetgeving die voortdurend verandert. Een administratiekantoor blijft op de hoogte van nieuwe regels en zorgt ervoor dat je aangifte compleet en correct is.
Bij fiscaal advies kijken ze naar mogelijkheden om belasting te besparen binnen de wettelijke kaders. Dit kan gaan om de timing van investeringen, de keuze voor bepaalde regelingen of het optimaliseren van je bedrijfsstructuur.
Wanneer de Belastingdienst een controle aankondigt, kan een administratiekantoor je begeleiden tijdens dit proces. Ze weten welke documenten nodig zijn, hoe je het beste kunt reageren en kunnen namens jou communiceren met de inspecteur.
Voor ondernemers betekent dit dat ze niet zelf hoeven bij te houden wanneer welke aangifte moet worden ingediend. Het administratiekantoor plant dit en zorgt voor tijdige indiening, wat boetes voorkomt.
Wat kost het om je administratie uit te besteden?
De kosten voor een administratiekantoor variëren van enkele honderden tot duizenden euro’s per jaar, afhankelijk van bedrijfsgrootte, complexiteit van de administratie en gewenste diensten. Veel kantoren werken met vaste maandtarieven of uurtarieven tussen de 40 en 80 euro.
Voor een eenvoudige eenmanszaak kun je rekenen op kosten tussen de 100 en 300 euro per maand. Dit omvat meestal de basale boekhouding en het opstellen van belastingaangiften. Bedrijven met meer transacties of complexere structuren betalen meer.
Factoren die de prijs beïnvloeden zijn het aantal transacties per maand, de hoeveelheid medewerkers (voor salarisadministratie), de complexiteit van je bedrijfsactiviteiten en hoe goed je eigen administratie is bijgehouden.
Vergelijk deze kosten met de tijd die je zelf zou besteden aan administratie. Als ondernemer is je tijd vaak meer waard dan wat je betaalt voor uitbesteding. Bovendien voorkom je kostbare fouten die kunnen leiden tot boetes of gemiste belastingvoordelen.
Veel administratiekantoren bieden verschillende pakketten aan. Een basispakket met alleen de boekhouding is goedkoper dan een volledig pakket inclusief fiscaal advies en salarisadministratie. Kies wat bij jouw situatie past.
Hoe kies je het juiste administratiekantoor voor jouw situatie?
Kies een administratiekantoor dat ervaring heeft met jouw type bedrijf, duidelijk communiceert over kosten en diensten, en waar je een goed gevoel bij hebt. Let op hun expertise, bereikbaarheid en of ze meegroeien met jouw bedrijf.
Stel concrete vragen over hun ervaring met bedrijven zoals het jouwe. Elk bedrijf heeft specifieke administratieve uitdagingen, en je wilt een kantoor dat deze begrijpt. Vraag naar referenties van vergelijkbare klanten.
Bespreek duidelijk wat wel en niet in hun dienstverlening zit. Sommige kantoren bieden alleen boekhouding, andere zijn volledige financiële partners. Zorg dat hun diensten aansluiten bij jouw behoeften en budget.
De persoonlijke benadering is vaak doorslaggevend. Je wilt een kantoor waar je terecht kunt met vragen, dat proactief advies geeft en waar je je op je gemak voelt. Online dienstverlening kan efficiënt zijn, maar persoonlijk contact heeft vaak de voorkeur.
Wij helpen ondernemers en particulieren al sinds 1978 met volledige administratieve ondersteuning. Onze persoonlijke benadering en jarenlange ervaring zorgen ervoor dat je altijd een vaste contactpersoon hebt die jouw situatie kent. Of je nu een startende ondernemer bent of een gevestigd bedrijf runt, wij zorgen voor complete ontzorging zodat jij je kunt concentreren op wat je het beste doet. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over hoe wij jou kunnen helpen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het voordat een administratiekantoor mijn bestaande administratie heeft overgenomen?
De overgang duurt meestal 2-4 weken, afhankelijk van de complexiteit van je administratie en hoe goed je huidige gegevens zijn georganiseerd. Het administratiekantoor zal eerst je bestaande boekhouding controleren en eventuele hiaten opvullen voordat ze de lopende administratie overnemen.
Kan ik tijdens het jaar wisselen van administratiekantoor zonder problemen?
Ja, wisselen is altijd mogelijk, maar het is praktischer om dit aan het einde van een boekjaar te doen. Bij een wissel tijdens het jaar moet je nieuwe kantoor de al verwerkte gegevens overnemen en controleren, wat extra tijd en kosten met zich mee kan brengen.
Wat gebeurt er als mijn administratiekantoor fouten maakt in mijn belastingaangifte?
Serieuze administratiekantoren hebben een beroepsaansprakelijkheidsverzekering die eventuele schade door hun fouten dekt. Vraag altijd naar deze verzekering voordat je een contract tekent. Bij fouten nemen zij de verantwoordelijkheid en kosten voor herstel op zich.
Moet ik al mijn financiële documenten fysiek naar het administratiekantoor brengen?
Nee, de meeste moderne administratiekantoren werken digitaal. Je kunt bonnetjes fotograferen met je smartphone, facturen per email doorsturen en bankafschriften automatisch laten koppelen. Sommige kantoren bieden zelfs apps aan voor het eenvoudig uploaden van documenten.
Hoe vaak krijg ik rapportages over mijn financiële situatie?
Dit hangt af van je afspraken met het administratiekantoor. Standaard ontvang je meestal maandelijkse of kwartaalrapportages, maar je kunt ook vragen om meer frequente updates. Veel kantoren bieden online toegang tot je cijfers, zodat je altijd real-time inzicht hebt in je financiële positie.
Wat moet ik doen als ik een belastingcontrole krijg terwijl mijn administratie is uitbesteed?
Informeer direct je administratiekantoor - zij nemen de communicatie met de Belastingdienst over en begeleiden het hele proces. Ze kennen je dossier, weten welke documenten nodig zijn en kunnen namens jou optreden tijdens de controle. Dit is een groot voordeel van uitbesteding.
Is het mogelijk om alleen specifieke taken uit te besteden, zoals alleen de belastingaangifte?
Ja, veel administratiekantoren bieden modulaire diensten aan. Je kunt ervoor kiezen om alleen je jaarrekening en belastingaangifte uit te besteden, terwijl je de dagelijkse boekhouding zelf doet. Dit is vaak een goede tussenoplossing voor ondernemers die kosten willen besparen maar wel expertise willen bij complexe zaken.