Ja, een administratiekantoor kan je uitstekend helpen bij btw-teruggave. Ze controleren je bonnetjes, zorgen voor correcte btw-aangiften en communiceren direct met de Belastingdienst namens jou. Dit bespaart je tijd en zorgt ervoor dat je alle mogelijke btw terugkrijgt waar je recht op hebt. Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen over hoe dit precies werkt.
Wat doet een administratiekantoor precies bij btw-teruggave?
Een administratiekantoor neemt het complete btw-proces uit je handen. Ze controleren al je bonnetjes en facturen, zorgen dat alles correct wordt geregistreerd en dienen je btw-aangifte tijdig in bij de Belastingdienst.
Het werk begint bij het controleren van je administratie. Het administratiekantoor bekijkt alle inkoopfacturen en bonnetjes om te bepalen welke btw je mag terugvragen. Ze letten daarbij op details waar jij misschien overheen kijkt, zoals het juiste btw-tarief of of een uitgave wel zakelijk is.
Vervolgens stellen ze je btw-aangifte op. Dit gebeurt meestal digitaal via de systemen van de Belastingdienst. Het administratiekantoor zorgt dat alle bedragen kloppen en dat je aangifte op tijd wordt ingediend. Als er vragen zijn van de Belastingdienst, handelen zij dit af.
Het grote voordeel is dat ze precies weten welke uitgaven je wel en niet mag aftrekken. Denk aan autokosten, kantoorspullen, of gemengde uitgaven waar je maar een deel van mag aftrekken. Door hun expertise mis je geen btw-aftrek waar je recht op hebt.
Wanneer heb je professionele hulp nodig bij btw-teruggaaf?
Professionele hulp wordt vooral nuttig wanneer je administratie complex wordt of je gewoon geen tijd hebt om alles zelf uit te zoeken. Bij veel verschillende btw-tarieven, internationale transacties of grote hoeveelheden bonnetjes is een administratiekantoor bijna onmisbaar.
Als zzp’er of kleine ondernemer kom je al snel situaties tegen die lastig zijn. Bijvoorbeeld wanneer je zowel 9% als 21% btw hanteert, of wanneer je spullen koopt in het buitenland. Ook gemengde uitgaven zoals een telefoonabonnement dat je deels privé en deels zakelijk gebruikt, vereisen specifieke kennis.
Tijdgebrek is vaak de belangrijkste reden om hulp in te schakelen. Het uitzoeken van alle btw-regels, het sorteren van bonnetjes en het invullen van aangiften kost veel tijd. Tijd die je beter kunt besteden aan je bedrijf.
Ook bij controles of vragen van de Belastingdienst is professionele hulp waardevol. Een administratiekantoor weet precies hoe ze moeten reageren en welke documenten ze moeten aanleveren. Dit voorkomt stress en mogelijke fouten die je geld kunnen kosten.
Wat kost het om btw-teruggave uit te besteden aan een administratiekantoor?
De kosten voor btw-hulp variëren meestal tussen €50 en €200 per kwartaal, afhankelijk van de complexiteit van je administratie. Administratiekantoren rekenen vaak een vast bedrag per aangifte of een uurtarief tussen €40 en €80.
De meeste kantoren hanteren een vast tarief per btw-aangifte. Voor een eenvoudige zzp-aangifte betaal je vaak tussen €75 en €150 per kwartaal. Heb je een complexere administratie met veel verschillende btw-tarieven of internationale transacties, dan kan dit oplopen tot €200 of meer.
Sommige kantoren rekenen op uurbasis. Dit kan voordeliger zijn als je administratie goed op orde is en weinig tijd kost. Bij een rommelige administratie wordt uurtarief juist duurder.
Let bij het vergelijken van prijzen niet alleen op het bedrag. Vraag wat er precies inbegrepen is: alleen het indienen van de aangifte, of ook het controleren en sorteren van je bonnetjes? Sommige kantoren bieden een compleet pakket, andere rekenen apart voor extra werkzaamheden.
Vergeet niet dat een goed administratiekantoor je vaak meer btw-teruggave oplevert dan je zelf zou krijgen. De kosten verdienen zich dan vanzelf terug.
Hoe kies je het juiste administratiekantoor voor btw-zaken?
Het juiste administratiekantoor heeft ervaring met jouw type bedrijf, communiceert helder en is goed bereikbaar voor vragen. Vraag naar referenties en laat uitleggen hoe zij precies werken met btw-aangiften.
Begin met het checken van hun ervaring met btw-zaken. Vraag specifiek naar hun kennis van jouw sector. Een kantoor dat vooral particuliere belastingaangiften doet, heeft misschien minder verstand van btw voor webshops of bouwbedrijven.
Communicatie is belangrijk. Je wilt iemand die complexe btw-regels in gewone taal kan uitleggen. Test dit tijdens het eerste gesprek: kunnen ze helder uitleggen wat ze voor je gaan doen en wat het kost?
Vraag naar hun werkwijze. Hoe krijgen ze jouw bonnetjes? Kunnen ze digitaal werken of moet alles per post? Hoe snel krijg je je aangifte terug om te controleren? En wat gebeurt er als de Belastingdienst vragen heeft?
Referenties zijn waardevol. Vraag naar klanten met een vergelijkbaar bedrijf als het jouwe. Een goed administratiekantoor heeft geen moeite met het geven van referenties.
Hulp nodig bij jouw btw-teruggave?
Wij helpen je graag met je btw-aangiften en zorgen dat je alle btw terugkrijgt waar je recht op hebt. Met onze ervaring sinds 1978 weten we precies waar we op moeten letten en hoe we je administratie het beste kunnen ondersteunen.
Ons team neemt het complete btw-proces uit je handen. Van het controleren van je bonnetjes tot het afhandelen van eventuele vragen van de Belastingdienst. We werken zowel digitaal als traditioneel, precies zoals jij dat prettig vindt.
Wil je meer weten over hoe we je kunnen helpen met je administratie? Of heb je direct vragen over je btw-situatie? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee over de beste aanpak voor jouw specifieke situatie.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het voordat ik mijn btw-teruggave ontvang nadat het administratiekantoor de aangifte heeft ingediend?
Na indiening van je btw-aangifte duurt het meestal 2-4 weken voordat je de teruggave ontvangt van de Belastingdienst. Dit kan langer duren als er controles zijn of als je aangifte vragen oproept. Een administratiekantoor kan dit proces monitoren en je op de hoogte houden van de status.
Kan ik tussentijds nog bonnetjes aanleveren als mijn administratiekantoor al bezig is met mijn btw-aangifte?
Dit hangt af van de werkwijze van het kantoor en hoe ver ze zijn met je aangifte. De meeste kantoren hanteren een deadline (bijvoorbeeld 1 week voor het einde van het kwartaal) waarna geen nieuwe bonnetjes meer worden meegenomen. Bespreek deze deadlines vooraf om teleurstellingen te voorkomen.
Wat gebeurt er als de Belastingdienst mijn btw-aangifte controleert of vragen stelt?
Een goed administratiekantoor handelt alle correspondentie met de Belastingdienst voor je af. Ze beantwoorden vragen, leveren gevraagde documenten aan en begeleiden je door eventuele controles. Je hoeft zelf geen contact op te nemen met de Belastingdienst - het kantoor doet dit namens jou.
Moet ik al mijn originele bonnetjes en facturen aan het administratiekantoor geven?
Nee, de meeste moderne administratiekantoren werken digitaal. Je kunt foto's of scans van je bonnetjes opsturen via e-mail, een app of een online portal. Bewaar de originelen wel zelf voor het geval de Belastingdienst deze later wil zien tijdens een controle.
Kan een administratiekantoor ook btw-teruggave uit het verleden voor me regelen?
Ja, je kunt tot 5 jaar terug btw-aangiften herzien als je fouten hebt gemaakt of uitgaven hebt gemist. Een administratiekantoor kan je helpen met het indienen van een herzieningsverzoek bij de Belastingdienst. Let wel: hoe verder terug, hoe lastiger het wordt om alle benodigde documenten te vinden.
Hoe weet ik of het administratiekantoor alle mogelijke btw-aftrek voor me heeft gevonden?
Een professioneel kantoor geeft je een overzicht van alle afgetrokken bedragen per categorie (kantoorkosten, autokosten, etc.). Vraag om uitleg bij onduidelijkheden en bespreek specifieke uitgaven waarover je twijfelt. Een goed kantoor neemt de tijd om je uit te leggen wat wel en niet aftrekbaar is.