Goede communicatie met een administratiekantoor bestaat uit regelmatig contact, duidelijke afspraken en verschillende communicatiemiddelen die bij jouw werkstijl passen. Je kunt verwachten dat een professioneel administratiekantoor proactief communiceert over deadlines, beschikbaar is voor vragen en transparant is over processen. Dit helpt je om je administratie goed geregeld te hebben zonder onverwachte verrassingen.
Wat kun je verwachten van de eerste kennismaking met een administratiekantoor?
Tijdens het eerste gesprek met een administratiekantoor krijg je een intakegesprek waarbij zij jouw situatie in kaart brengen. Ze vragen naar je bedrijfsactiviteiten, huidige administratie, belastingverplichtingen en verwachtingen. Dit gesprek duurt meestal 30-60 minuten en vormt de basis voor jullie samenwerking.
Het administratiekantoor wil graag weten welke diensten je nodig hebt. Denk aan boekhouding, belastingaangiften, salarisadministratie of advies over fiscale zaken. Ze informeren ook naar je huidige systemen en hoe je nu je administratie bijhoudt.
Neem je laatste jaarrekening, BTW-aangiften en een overzicht van je bankrekeningen mee naar dit gesprek. Ook je uittreksel uit de Kamer van Koophandel is handig om mee te nemen. Als je al een boekhoudsysteem gebruikt, vertel dan welk programma je hebt.
Het kantoor legt tijdens dit gesprek uit hoe zij werken, welke communicatiemiddelen ze gebruiken en wat je van hen kunt verwachten. Ze bespreken ook hun tarieven en maken afspraken over deadlines en contactmomenten.
Hoe vaak heb je contact met je administratiekantoor gedurende het jaar?
De contactfrequentie met je administratiekantoor hangt af van je bedrijfsgrootte en gekozen service niveau. Gemiddeld hebben kleine ondernemers maandelijks contact, terwijl zzp’ers vaak kwartaalgewijs contact hebben. Tijdens belastingperiodes neemt het contact natuurlijk toe.
Voor de maandelijkse administratie neem je meestal contact op om bonnetjes en facturen door te geven. Veel kantoren werken tegenwoordig digitaal, waardoor je documenten kunt uploaden zonder fysiek contact.
Kwartaalgewijs krijg je vaak een overzicht van je financiële situatie en eventuele adviezen voor de komende periode. Voor BTW-aangiften heb je meestal contact voorafgaand aan de deadlines in januari, april, juli en oktober.
Daarnaast kun je altijd contact opnemen voor specifieke vragen over belastingen, nieuwe regelgeving of bedrijfsbeslissingen. Een goed administratiekantoor is bereikbaar wanneer je hen nodig hebt, niet alleen tijdens vaste contactmomenten.
Welke communicatiemiddelen gebruikt een modern administratiekantoor?
Moderne administratiekantoren gebruiken verschillende communicatiekanalen om flexibel te kunnen inspelen op jouw voorkeuren. E-mail blijft populair voor formele communicatie en het versturen van documenten. Telefoon en videobellen zijn handig voor directe vragen en persoonlijk contact.
Digitale klantportalen worden steeds populairder omdat je daar 24/7 documenten kunt uploaden en inzien. Via deze portalen kun je ook de voortgang van je dossier volgen en rapporten downloaden.
WhatsApp Business of vergelijkbare chat-apps gebruiken sommige kantoren voor snelle vragen en updates. Dit is praktisch voor korte mededelingen, maar minder geschikt voor complexe fiscale discussies.
Persoonlijke gesprekken op kantoor blijven waardevol voor belangrijke beslissingen of uitgebreide advisering. Veel kantoren bieden ook de mogelijkheid voor huisbezoeken of gesprekken op jouw locatie.
De voordelen van digitale communicatie zijn snelheid en gemak. Nadelen kunnen zijn dat nuance soms verloren gaat. Persoonlijk contact biedt meer ruimte voor uitleg, maar kost meer tijd voor beide partijen.
Wat moet je doen als je een dringende vraag hebt voor je administratiekantoor?
Bij dringende vragen bel je het beste direct naar je administratiekantoor in plaats van een e-mail te sturen. Geef duidelijk aan dat je vraag urgent is en leg uit waarom. Echte urgentie betreft meestal deadlines die binnen enkele dagen aflopen of acute problemen met de Belastingdienst.
Maak onderscheid tussen wat echt urgent is en wat gewoon belangrijk voor jou voelt. Urgente zaken zijn bijvoorbeeld: een aanmaning van de Belastingdienst, problemen met een aanstaande BTW-aangifte of vragen over een controle.
Minder urgente zaken die kunnen wachten zijn algemene belastingvragen, advies over toekomstige investeringen of vragen over je jaarrekening. Deze kun je beter per e-mail stellen met vermelding van wanneer je een antwoord nodig hebt.
Bereid je vraag goed voor door relevante documenten bij de hand te hebben. Dit helpt je adviseur om snel en accuraat te kunnen antwoorden. Sommige kantoren hebben een apart telefoonnummer of e-mailadres voor urgente zaken.
Waarom is goede communicatie met je administratiekantoor zo belangrijk?
Goede communicatie met je administratiekantoor voorkomt fouten, bespaart kosten en zorgt ervoor dat deadlines gehaald worden. Wanneer je duidelijk communiceert over je situatie en plannen, kan het kantoor beter advies geven en proactief meedenken over belastingvoordelen en optimalisaties.
Bij slechte communicatie kunnen belangrijke deadlines gemist worden, wat resulteert in boetes van de Belastingdienst. Ook kan het kantoor fouten maken in je administratie als zij niet volledig op de hoogte zijn van je bedrijfsactiviteiten.
Heldere communicatie betekent ook dat je betere adviezen krijgt. Als je administratiekantoor weet wat je plannen zijn, kunnen zij tijdig adviseren over fiscaal voordelige constructies of waarschuwen voor belastingrisico’s.
Praktische voorbeelden van miscommunicatie zijn: te late aanlevering van stukken waardoor BTW-aangiften niet op tijd klaar zijn, onduidelijkheid over privé versus zakelijke uitgaven, of het niet doorgeven van belangrijke bedrijfswijzigingen.
Goede communicatie bespaart uiteindelijk tijd en geld omdat er minder heen-en-weer gepraat nodig is en fouten voorkomen worden die later gecorrigeerd moeten worden.
Hoe kies je een administratiekantoor dat goed bij jouw communicatiestijl past?
Kies een administratiekantoor dat aansluit bij jouw communicatievoorkeuren door tijdens het kennismakingsgesprek te testen hoe zij communiceren. Let op of ze in begrijpelijke taal uitleggen, proactief meedenken en beschikbaar zijn wanneer jij hen nodig hebt.
Als je van persoonlijk contact houdt, zoek dan een kantoor dat regelmatig face-to-face gesprekken aanbiedt en waar je een vaste contactpersoon hebt. Voor digitaal ingestelde ondernemers is een kantoor met goede online tools en snelle digitale communicatie belangrijker.
Test tijdens het intakegesprek of het kantoor proactief is door te vragen naar hun aanpak bij deadlines en hoe zij je op de hoogte houden van belangrijke ontwikkelingen. Een reactief kantoor wacht op jouw vragen, terwijl een proactief kantoor zelf met adviezen en waarschuwingen komt.
Bij ons werken we graag samen met ondernemers die waarde hechten aan persoonlijke aandacht gecombineerd met moderne digitale mogelijkheden. We zorgen ervoor dat je altijd weet waar je aan toe bent door heldere communicatie over onze administratiediensten. Of je nu liever belt, mailt of langskomt voor een gesprek, we stemmen onze communicatie af op jouw voorkeuren.
Wil je kennismaken en ervaren hoe wij communiceren? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek waarin we bekijken of onze werkwijze bij jouw wensen past.
Veelgestelde vragen
Hoe bereid ik me het beste voor op mijn eerste gesprek met een administratiekantoor?
Verzamel van tevoren alle relevante documenten zoals je laatste jaarrekening, BTW-aangiften, bankafschriften en KvK-uittreksel. Maak ook een lijst van je specifieke vragen en verwachtingen, en denk na over welke diensten je precies nodig hebt. Zo kun je het gesprek optimaal benutten en krijg je direct een goed beeld van wat het kantoor voor jou kan betekenen.
Wat zijn de kosten als ik vaker contact wil hebben dan standaard afgesproken?
De meeste administratiekantoren rekenen extra contact buiten de standaard service af tegen hun uurtarief. Bespreek daarom vooraf wat er wel en niet inbegrepen is in je pakket. Sommige kantoren bieden uitgebreidere serviceniveaus aan waarbij meer contact al inbegrepen is, wat voordeliger kan zijn als je veel begeleiding nodig hebt.
Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn administratiekantoor proactief meedenkt in plaats van alleen reactief te werken?
Deel regelmatig je bedrijfsplannen en ontwikkelingen met je administratiekantoor, ook als deze nog in de planfase zijn. Vraag expliciet om advies bij belangrijke beslissingen en geef aan dat je proactieve begeleiding waardeert. Een goed kantoor zal dan automatisch meedenken over fiscale optimalisaties en je tijdig waarschuwen voor deadlines en mogelijke risico's.
Wat moet ik doen als ik ontevreden ben over de communicatie met mijn huidige administratiekantoor?
Bespreek je zorgen eerst direct met je contactpersoon of de kantoormanager en geef concrete voorbeelden van wat beter kan. Stel samen een communicatieplan op met duidelijke afspraken over contactmomenten en verwachtingen. Als dit niet tot verbetering leidt, is het tijd om een ander kantoor te zoeken dat beter bij jouw communicatiestijl past.
Kan ik tijdens het jaar van administratiekantoor wisselen en hoe zorg ik voor een soepele overgang?
Ja, je kunt altijd wisselen, maar timing is belangrijk. Plan de overstap bij voorkeur na afronding van je jaarrekening of BTW-aangifte. Zorg dat je nieuwe kantoor alle benodigde bestanden en toegangen krijgt, en maak duidelijke afspraken over de overdracht. Je huidige kantoor is verplicht mee te werken aan de overgang en je dossier over te dragen.
Welke informatie moet ik altijd direct doorgeven aan mijn administratiekantoor?
Geef altijd direct wijzigingen door in je bedrijfsactiviteiten, nieuwe bankrekeningen, personeelswijzigingen, en belangrijke contracten of investeringen. Ook correspondentie van de Belastingdienst, nieuwe financieringsafspraken en plannen voor bedrijfsuitbreiding zijn cruciaal om direct te delen. Dit voorkomt fouten en zorgt ervoor dat je kantoor je optimaal kan adviseren.
Hoe kan ik beoordelen of mijn administratiekantoor up-to-date is met de laatste regelgeving?
Een goed administratiekantoor informeert je proactief over relevante wetswijzigingen en hun impact op jouw situatie. Vraag naar hun scholingsbeleid, lidmaatschappen van beroepsorganisaties en hoe zij zich op de hoogte houden van nieuwe regelgeving. Je kunt ook testen door te vragen naar recente wijzigingen in jouw sector of belastinggebied.