Administratiekantoren bewaren je gegevens volgens wettelijke bewaartermijnen die variëren per documenttype. Belastingdocumenten blijven zeven jaar bewaard, personeelsdossiers vijf jaar na uitdiensttreding. Je hebt onder de AVG recht op inzage, correctie en verwijdering van je gegevens. Bij een kantoorwissel krijg je je dossier mee en lopen bewaartermijnen door bij je nieuwe administratiekantoor.
Wat zijn de wettelijke bewaartermijnen voor administratiekantoren?
Administratiekantoren moeten verschillende soorten documenten voor specifieke periodes bewaren volgens Nederlandse wetgeving. Belastingdocumenten zoals jaarrekeningen, btw-aangiften en onderliggende stukken blijven zeven jaar bewaard na afloop van het kalenderjaar. Personeelsdossiers bewaren ze vijf jaar na het einde van de dienstbetrekking.
Voor andere documenten gelden kortere termijnen. Facturen en inkoopbonnen blijven zeven jaar bewaard, net als bankafschriften en kasboeken. Arbeidsovereenkomsten en loonadministratie bewaren administratiekantoren vijf jaar na beëindiging van het contract.
Na afloop van deze bewaartermijnen mag het administratiekantoor de documenten vernietigen. Ze zijn hier niet toe verplicht, maar mogen het wel doen. Sommige kantoren bewaren documenten langer voor hun eigen administratie of op verzoek van klanten.
Let op dat deze termijnen gelden vanaf het moment dat een document niet meer actueel is. Een arbeidsovereenkomst uit 2020 van iemand die in 2023 uit dienst ging, mag dus pas in 2028 vernietigd worden.
Welke rechten heb je onder de AVG bij administratiekantoren?
Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming heb je verschillende rechten bij administratiekantoren. Je hebt recht op inzage in alle gegevens die ze over je bewaren, recht op correctie van onjuiste informatie, en recht op verwijdering in bepaalde gevallen. Ook kun je gegevensoverdracht naar een ander kantoor aanvragen.
Het recht op verwijdering is beperkt bij administratiekantoren. Ze mogen je gegevens niet zomaar wissen als er wettelijke bewaarplichten gelden. Wel kunnen ze onjuiste of niet meer relevante informatie corrigeren of verwijderen na afloop van de bewaartermijn.
Je kunt deze rechten uitoefenen door een schriftelijk verzoek in te dienen bij het administratiekantoor. Ze moeten binnen een maand reageren op je verzoek. Bij inzage krijg je een overzicht van alle gegevens die ze over je bewaren en voor welk doel.
Daarnaast heb je recht op uitleg over hoe ze je gegevens gebruiken en met wie ze deze delen. Administratiekantoren moeten transparant zijn over hun gegevensverwerkingen en je hierover informeren.
Hoe beveiligen administratiekantoren jouw gegevens tijdens bewaring?
Professionele administratiekantoren nemen uitgebreide beveiligingsmaatregelen om je gegevens te beschermen. Digitale beveiliging omvat versleutelde opslag, regelmatige backups, firewalls en toegangscontroles met gebruikersnamen en wachtwoorden. Fysieke documenten worden bewaard in afgesloten kasten of kluizen met beperkte toegang.
Toegang tot je gegevens is beperkt tot medewerkers die dit nodig hebben voor hun werk. Ze ondertekenen geheimhoudingsverklaringen en krijgen training over privacy en gegevensbeveiliging. Computersystemen worden regelmatig geüpdatet en beschermd tegen virussen en hackers.
Veel kantoren werken met cloudopslag bij betrouwbare leveranciers die voldoen aan strenge beveiligingseisen. Deze servers staan vaak in Nederland of Europa en voldoen aan lokale privacywetgeving. Regelmatige backups zorgen ervoor dat je gegevens niet verloren gaan bij technische problemen.
Bij het vernietigen van documenten na de bewaartermijn zorgen goede kantoren voor veilige vernietiging. Papieren documenten worden geshred of verbrand, digitale bestanden definitief gewist van alle systemen en backups.
Wat gebeurt er met je gegevens als je van administratiekantoor wisselt?
Bij een kantoorwissel krijg je je complete dossier mee naar het nieuwe administratiekantoor. Het oude kantoor moet alle relevante documenten overdragen en bewaartermijnen lopen gewoon door bij je nieuwe adviseur. Digitale bestanden worden veilig overgedragen via beveiligde verbindingen of gecodeerde media.
Je krijgt meestal een kopie van belangrijke documenten zoals jaarrekeningen, belastingaangiften en arbeidsovereenkomsten. Het oude kantoor mag originelen behouden als ze nog binnen de wettelijke bewaartermijn vallen, maar moet je toegang geven tot deze informatie.
De overdracht gebeurt meestal binnen enkele weken na je verzoek. Beide kantoren zorgen ervoor dat er geen gaten vallen in je administratie en dat alle deadlines gehaald worden. Je nieuwe kantoor neemt contact op met het oude kantoor om de overdracht soepel te laten verlopen.
Na de overdracht wist het oude kantoor geleidelijk je gegevens volgens hun eigen beleid. Ze mogen geen kopieën bewaren van documenten die ze hebben overgedragen, tenzij dit nodig is voor hun eigen administratie of wettelijke verplichtingen.
Hoe zorgt Pekelder Administratie voor veilige gegevensbewaring?
Wij bij Pekelder Administratie nemen gegevensbescherming serieus en volgen alle wettelijke bewaartermijnen nauwkeurig. Onze systemen zijn beveiligd met moderne encryptie, regelmatige backups en strenge toegangscontroles. We bewaren je documenten in klimaatgecontroleerde omgevingen en digitale bestanden op beveiligde servers in Nederland.
Je kunt altijd bij ons terecht voor vragen over je gegevens of om gebruik te maken van je AVG-rechten. We zijn transparant over hoe we je informatie gebruiken en bewaren, en informeren je proactief over belangrijke wijzigingen in onze werkwijze.
Onze medewerkers krijgen regelmatige training over privacy en gegevensbeveiliging. We werken alleen met betrouwbare softwareleveranciers die voldoen aan Nederlandse en Europese privacywetgeving. Bij het uitbesteden van je administratie aan ons kun je erop vertrouwen dat je gegevens in goede handen zijn.
Wil je meer weten over hoe we omgaan met je gegevens of heb je vragen over onze werkwijze? Neem dan contact met ons op. We leggen graag uit welke maatregelen we nemen om je privacy te beschermen en hoe we ervoor zorgen dat je altijd compliant blijft met alle regelgeving.
Veelgestelde vragen
Kan ik als ondernemer zelf bepalen hoe lang mijn administratiekantoor mijn gegevens bewaart?
Nee, de bewaartermijnen zijn wettelijk vastgesteld en kunnen niet verkort worden. Je kunt wel vragen om documenten langer te bewaren dan de minimale termijn, bijvoorbeeld voor je eigen archief. Het administratiekantoor mag na afloop van de wettelijke termijn zelf bepalen of ze documenten langer bewaren of vernietigen.
Wat moet ik doen als ik fouten ontdek in documenten die mijn administratiekantoor heeft bewaard?
Neem direct contact op met je administratiekantoor om de fout te melden. Zij zijn verplicht onjuiste gegevens te corrigeren onder de AVG. Voor belastinggerelateerde fouten moet mogelijk ook de Belastingdienst geïnformeerd worden. Zorg ervoor dat je de correctie schriftelijk vastlegt en vraag om bevestiging van de wijziging.
Hoe weet ik zeker dat mijn vorige administratiekantoor mijn gegevens heeft gewist na overdracht?
Vraag bij de overdracht om een schriftelijke bevestiging van welke gegevens zijn overgedragen en welke het oude kantoor nog bewaart. Na afloop van hun eigen bewaartermijnen kun je vragen om een verklaring dat je gegevens zijn vernietigd. Let op: ze mogen bepaalde documenten nog bewaren voor hun eigen administratie of wettelijke verplichtingen.
Wat gebeurt er met mijn gegevens als mijn administratiekantoor failliet gaat?
Bij faillissement worden je dossiers meestal overgedragen aan de curator of een ander administratiekantoor. Je hebt recht op je eigen documenten en kunt deze opeisen. Neem snel contact op met de curator om je dossier veilig te stellen en zorg voor overdracht naar een nieuw kantoor om continuïteit te waarborgen.
Mag mijn administratiekantoor mijn gegevens delen met derden zonder mijn toestemming?
Alleen in beperkte gevallen, zoals bij wettelijke verplichtingen (Belastingdienst, UWV) of met je expliciete toestemming. Voor andere doeleinden, zoals marketing of doorverkoop aan derden, is altijd je toestemming vereist. Je kunt vragen om een overzicht van alle partijen waarmee je gegevens worden gedeeld en voor welke doeleinden.
Hoe kan ik controleren of mijn administratiekantoor voldoet aan de AVG-eisen?
Vraag om hun privacyverklaring en informatie over hun beveiligingsmaatregelen. Controleer of ze een Data Protection Officer (DPO) hebben aangesteld en of ze transparant zijn over hun gegevensverwerkingen. Je kunt ook vragen naar hun certificeringen en of ze regelmatig audits laten uitvoeren op hun systemen en processen.