Hoe lang duurt het om een administratie bij te werken?

Het bijwerken van een achterlopende administratie duurt meestal tussen de 2 weken en 3 maanden, afhankelijk van de omvang van de achterstand en complexiteit van je bedrijf. Een paar maanden achterstand kun je vaak binnen enkele weken inhalen, terwijl jaren van verwaarlozing maanden kunnen kosten. De benodigde tijd hangt af van factoren zoals beschikbaarheid van documenten, bedrijfsgrootte en of je digitaal of op papier werkt.

Hoeveel tijd kost het om een achterlopende administratie in te halen?

Voor een kleine achterstand van 3-6 maanden kun je rekenen op ongeveer 1-3 weken werk. Dit geldt voor zzp’ers en kleine bedrijven met relatief eenvoudige transacties. Je hebt dan meestal nog alle bonnetjes en bankafschriften beschikbaar.

Bij een achterstand van een heel jaar wordt het al complexer. Hier ben je vaak 4-8 weken mee bezig. Het probleem is dat documenten kunnen ontbreken en je geheugen over specifieke uitgaven al wazig wordt.

De zwaarste gevallen zijn administraties die jaren zijn verwaarloosd. Denk aan 2-5 jaar achterstand. Dit kan 2-6 maanden kosten om volledig bij te werken. Je moet dan vaak oude bankafschriften opvragen, ontbrekende bonnetjes reconstrueren en soms zelfs contact opnemen met leveranciers voor kopieën van facturen.

De complexiteit van je bedrijf speelt ook een grote rol. Een webshop met honderden kleine transacties per maand kost meer tijd dan een consultant die alleen een paar grote facturen per maand verstuurt. Ook het aantal verschillende kostensoorten en btw-tarieven beïnvloedt de benodigde tijd.

Welke factoren bepalen hoe lang het bijwerken van je administratie duurt?

De omvang van je achterstand is natuurlijk de belangrijkste factor. Maar er zijn meer variabelen die bepalen hoeveel tijd je nodig hebt. De kwaliteit van je bestaande documentatie maakt een enorm verschil. Heb je alles netjes bewaard in mappen, of ligt alles door elkaar in een schoenendoos?

Je bedrijfstype bepaalt ook veel. Een kapper met voornamelijk contante betalingen heeft andere uitdagingen dan een IT-bedrijf dat alleen factureert. Restaurants en winkels hebben vaak meer kasboeken en voorraadadministratie, wat extra tijd kost.

De beschikbaarheid van bankafschriften is belangrijk. Moderne internetbankieren maakt dit makkelijk, maar oudere afschriften moet je soms opvragen bij je bank. Dit kan weken duren en kost extra geld.

Ook het verschil tussen digitale en papieren administratie is groot. Digitale facturen kun je vaak automatisch inlezen, terwijl papieren bonnetjes handmatig ingevoerd moeten worden. Een digitaal systeem kan weken werk schelen.

Je eigen kennis en ervaring met boekhouden speelt mee. Als je weet waar je mee bezig bent, ga je sneller dan wanneer je elk bedrag moet opzoeken en categoriseren.

Wat kun je zelf doen om het proces te versnellen?

Goede voorbereiding kan de benodigde tijd met de helft verkorten. Begin met het sorteren van al je documenten op datum. Maak stapels per maand of kwartaal. Dit lijkt saai werk, maar het scheelt later enorm veel zoektijd.

Verzamel alle bankafschriften en zet ze op chronologische volgorde. Download digitale afschriften als PDF en print ze uit als je liever met papier werkt. Controleer of je geen maanden mist.

Ga op zoek naar ontbrekende bonnetjes. Kijk in je auto, portemonnee, bureau en andere plekken waar ze kunnen liggen. Voor ontbrekende tankbonnen kun je vaak terecht bij het tankstation. Veel winkels kunnen facturen opnieuw uitprinten als je de datum en tijd weet.

Maak een lijst van je vaste lasten zoals huur, verzekeringen en abonnementen. Deze bedragen kun je alvast invoeren, ook als je de bonnetjes nog niet hebt gevonden.

Stel prioriteiten. Begin met de grootste bedragen en de meest recente maanden. De belastingdienst vindt een ontbrekend bonnetje van €5 minder erg dan een gemiste factuur van €500.

Gebruik apps om bonnetjes te scannen zodat je ze niet meer kwijtraakt. Veel boekhoudprogramma’s kunnen gescande bonnetjes automatisch verwerken.

Wanneer is het verstandig om professionele hulp in te schakelen?

Als je achterstand groter is dan 6 maanden, is het meestal verstandig om professionele hulp te zoeken. De tijd die jij erin steekt kun je beter gebruiken voor je eigen werk. Een ervaren boekhouder werkt veel sneller dan jijzelf.

Ook bij complexe situaties loont het om hulp in te schakelen. Denk aan internationale handel, veel verschillende btw-tarieven, of als je vragen hebt over aftrekbare kosten. Fouten kunnen je duur komen te staan bij de belastingdienst.

Reken uit wat je eigen tijd waard is. Als je €50 per uur verdient en 40 uur bezig bent met je administratie, kost je dat €2000 aan gemiste inkomsten. Een administratiekantoor rekent vaak minder per uur en werkt bovendien sneller.

Let bij het kiezen van een administratiekantoor op ervaring met jouw type bedrijf. Vraag naar referenties en kijk of ze modern software gebruiken. Belangrijk is ook dat je goed contact hebt met je vaste contactpersoon.

Wij helpen ondernemers al jarenlang met het bijwerken van achterlopende administraties. Onze ervaring zorgt ervoor dat we snel kunnen werken zonder fouten te maken. We gebruiken moderne software en zorgen dat je administratie weer helemaal op orde komt. Wil je weten wat wij voor jou kunnen betekenen? Kijk dan op onze pagina over administratie uitbesteden of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.